Hoá đơn điện tử là các dữ liệu bán hàng, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử

Hỏi: Xin cho biết thế nào được xem là hóa đơn điện tử hợp pháp?

Trả lời:

Theo quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6,7,8,9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì hóa đơn điện tử hợp pháp phải được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Trên hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế); Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng; Tổng số tiền thanh toán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có); Thời điểm lập hóa đơn điện tử; Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có);

thời điểm lập hóa đơn và định dạng hóa đơn thực hiện theo đúng quy định pháp luật.

Hỏi: Xin hỏi hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là loại hóa đơn gì?

Trả lời:

Căn cứ theo quy định tại điểm 4, 5 của Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì: “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”

Hỏi: Xin hỏi khi hết thời hạn lưu trữ có được phép tiêu hủy hóa đơn điện tử như đối với hóa đơn giấy không?

Trả lời:

Theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin

Hỏi: Chứng từ giấy có được sử dụng để giao dịch thay thế cho hóa đơn điện tử hay không?

Trả lời:

Theo quy định tại khoản 2,3 Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này. Hóa đơn điện tử chuyển thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng nội dung.

Hỏi: Công ty tôi kinh doanh thương mại điện tử thì có phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hay không?

Trả lời:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Như vậy: Công ty của bạn kinh doanh thương mại điện tử thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn không có mã của Cơ quan thuế.

Hỏi: Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì phải làm gì?

Trả lời:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Hỏi: Công ty tôi là nhà phân phối, có khi một ngày giao hàng nhiều lần cho cùng một đại lý, vậy xin hỏi chúng tôi có thể xuất hóa đơn một lần vào cuối ngày được không?

Trả lời:

Theo quy định tại khoản 3, điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Bài viết trên đây mang tính chất tham khảo nhằm giải đáp cơ bản về các vấn đề liên quan đến vấn đề hóa đơn điện tử, để tìm hiểu đầy đủ những quy định của pháp luật các bạn có thể yêu cầu chát với luật sư riêng hoặc liên hệ với Pháp chế Online để được hỗ trợ. Xin trân trọng cảm ơn!